1、文件編制管理的相關(guān)部門(mén)及職責(zé)

　　各實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)本室相關(guān)三層文件的編寫(xiě)、監(jiān)督執(zhí)行及使用過(guò)程中的維護(hù);負(fù)責(zé)所使用文件的保管，并交回舊版/作廢文件;技術(shù)負(fù)責(zé)人或質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)文件的審核;質(zhì)量管理室負(fù)責(zé)三層文件的會(huì)簽并將進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào);實(shí)驗(yàn)室主任負(fù)責(zé)三層文件的批準(zhǔn)執(zhí)行，并負(fù)責(zé)確定發(fā)放范圍及發(fā)放數(shù)量;質(zhì)量管理室是實(shí)驗(yàn)室三層文件的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室三層文件的編號(hào)、歸檔、發(fā)放和日常管理。

　　2、文件的編制各實(shí)驗(yàn)室要按照質(zhì)量管理室發(fā)放的唯一的文件編號(hào)和統(tǒng)一的格式編制本室的三層文件。

　　2.1、文件的編號(hào)

　　實(shí)驗(yàn)室管理制度文件編號(hào)方法可以參考如下:

　　例如，XXX/GLWJ05—2016表示2016年實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部編制、執(zhí)行的第5份三層文件。其中，“XXX/GLWJ”為實(shí)驗(yàn)室三層文件，“05”為實(shí)驗(yàn)室編制的第五份三層文件，“2016”為編制該文件的年份。XXX為實(shí)驗(yàn)室代號(hào)，代號(hào)由實(shí)驗(yàn)室自行選取，但必須是唯一的。

　　2.2、文件的格式

　　2.2.1、文件的幅面

　　文件一般采用A4幅面，必要時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定增大。頁(yè)面設(shè)置，上:2.54cm、下:2.54cm、左2.54cm,右2.54cm。正文行距為24磅;正文首行縮進(jìn)2字符，頁(yè)眉1.5cm，頁(yè)腳1.75cm，頁(yè)眉居中填寫(xiě)文件的編號(hào)、名稱，頁(yè)腳填寫(xiě)頁(yè)數(shù)，應(yīng)為第X頁(yè)共Y頁(yè)，封面不編頁(yè)碼(算頁(yè)碼)。以文件結(jié)束的最后一行為基準(zhǔn)，在結(jié)束后的第二行劃“----”居中作為整個(gè)文件的結(jié)束標(biāo)記。

　　2.2.2、文件的字體

　　文件的題目為三號(hào)黑體，章、附表(圖)標(biāo)題的字體應(yīng)為四號(hào)黑體加粗，一級(jí)條的標(biāo)題為小四號(hào)黑體，正文字體為小四號(hào)宋體。附表正文、注釋字體、頁(yè)眉、頁(yè)腳為五號(hào)宋體。

　　3、文件的內(nèi)容

　　所編制的管理制度文件應(yīng)有合法性、完整性、準(zhǔn)確性、統(tǒng)一性和適用性。應(yīng)注重實(shí)效，做到切實(shí)可行，可操作性強(qiáng)并確保只采用正式有效的信息。

　　3.1、合法性

　　管理制度文件應(yīng)貫徹國(guó)家相關(guān)政策、法令和法規(guī)，遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，與同級(jí)有關(guān)制度規(guī)章相協(xié)調(diào)，下級(jí)制度不得與上級(jí)制度相抵觸。

　　3.2、完整性

　　在編寫(xiě)管理制度文件時(shí)要注重全面性，對(duì)各方面因素進(jìn)行綜合考慮、分析過(guò)程的輸人和輸出，并在其范圍內(nèi)所規(guī)定的內(nèi)容力求完整，然后明確對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的要求。一般來(lái)說(shuō)一個(gè)管理對(duì)象只用一個(gè)管理制度來(lái)規(guī)定。

　　3.3、準(zhǔn)確性

　　管理制度的文字表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、易懂和邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免產(chǎn)生不易理解或不同理解的可能性，管理制度的圖樣、表格、數(shù)值和其他內(nèi)容應(yīng)正確無(wú)誤。

　　3.4、統(tǒng)一性

　　管理制度中的一些術(shù)語(yǔ)、符號(hào)、代號(hào)應(yīng)統(tǒng)一，并與其他相關(guān)管理制度一致，已有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，同一概念與同一術(shù)語(yǔ)間應(yīng)保持唯一對(duì)應(yīng)關(guān)系，類似部分應(yīng)采用相同的表達(dá)方式及措辭。

　　3.5適用性

　　管理制度應(yīng)緊密結(jié)合實(shí)驗(yàn)室的賣清，根據(jù)實(shí)W清況和活動(dòng)的結(jié)果加以研究分析，對(duì)不適宜的內(nèi)容進(jìn)行修改和完善，更好的發(fā)軍粼寸特定的、事物質(zhì)量的控制、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)作用，使其具有合理勝、先進(jìn)性和可操作性。

　　4文件簽發(fā)流程

　　文件的簽發(fā)流程為各試驗(yàn)室編制一質(zhì)量或技術(shù)負(fù)責(zé)人審核一質(zhì)量管理室會(huì)簽(下發(fā)編號(hào))一實(shí)驗(yàn)室主任批準(zhǔn)一加蓋受控印章，發(fā)放和存檔。

　　5文件的管理

　　1) 實(shí)驗(yàn)室管理制度文件一般由質(zhì)量管理室進(jìn)行管理，其中包括文件的收發(fā)、登記、貯存、保管和借閱等，并應(yīng)防止其遭到破壞、變質(zhì)和丟失，以確保文件的清晰、整潔和完好。

　　2)文件使用人員要將文件保管完好，不得丟失、損壞。在使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)文件不適用的情況應(yīng)及時(shí)向質(zhì)量負(fù)責(zé)人或技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行報(bào)告。

　　3) 文件持有人員因工作調(diào)動(dòng)或其它原因離開(kāi)原崗位，應(yīng)將使用文件交文件管理員收回，文件使用過(guò)程中發(fā)生破損需更換時(shí)，文件管理員按《文件發(fā)放回收記錄》收回破損文件并按原文件發(fā)放號(hào)更換新文件。

　　4)文件由于丟失或其它原因無(wú)法收回時(shí)，文件管理員在《文件發(fā)放回收記錄》中標(biāo)注相應(yīng)的丟失文件的發(fā)放號(hào)，補(bǔ)發(fā)文件時(shí)重新給新的發(fā)放號(hào)。

　　5)任何人未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自復(fù)印，須得到實(shí)驗(yàn)室主任批準(zhǔn)后，方可復(fù)制并登記。

　　6文件的更改

　　凡制度在執(zhí)行中由于管理上的需要必須進(jìn)行修改和補(bǔ)充的，由提出單位擬定修改內(nèi)容或補(bǔ)充稿，填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》，由質(zhì)量管理室文件管理員匯總、分類，報(bào)送實(shí)驗(yàn)室主任審批。將更改頁(yè)次、更改標(biāo)記、更改原因、簡(jiǎn)明扼要地填寫(xiě)在文件修訂頁(yè)中，并簽名確認(rèn)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得對(duì)受控文件進(jìn)行改動(dòng)。

　　7、文件的換版、作廢

　　文件經(jīng)多次更改(例如更改次數(shù)超過(guò)5次，實(shí)驗(yàn)室根據(jù)自己的實(shí)際情況規(guī)定)，應(yīng)進(jìn)行換版，原版次文件同時(shí)作廢，由文件管理員按《文件發(fā)放回收記錄》登記回收作廢文件，已作廢的文件應(yīng)加蓋“作廢”印章，以防止誤用。收回的文件和資料需要銷毀或封存時(shí)，應(yīng)先向?qū)嶒?yàn)室主任提出申請(qǐng)，得到批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。

　　8、文件的發(fā)放

　　經(jīng)審批有效的受控文件由質(zhì)量管理室文件管理員統(tǒng)一登記在《受控文件清單》中，由文件管理員統(tǒng)一進(jìn)行發(fā)放，文件發(fā)放時(shí)，應(yīng)加蓋“受控”印章并填寫(xiě)《文件發(fā)放回收記錄》，《文件發(fā)放回收記錄》要注明每份文件的發(fā)放號(hào)及發(fā)放人。當(dāng)其作廢時(shí)，應(yīng)及時(shí)收回并加蓋“作廢”印章，并在《文件發(fā)放回收記錄》中注明。

　　9、附錄

　　將文件包含的主要條款及內(nèi)容解釋整理附表如下，也可根據(jù)文件規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行增減。

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